.png)
Beste werkgever,
Om uw personeelsbeheer op orde te houden en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, willen wij u graag informeren over de verplichtingen met betrekking tot sociale documenten. Het niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot strafrechtelijke en administratieve sancties. Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste aspecten.
1. Welke documenten moet u bijhouden?
Onder de sociale documenten vallen onder andere:
Algemeen personeelsregister: Voor personeel dat niet is onderworpen aan de Dimona-aangifte.
Speciaal personeelsregister: Wanneer werknemers op verschillende locaties werkzaam zijn.
Individuele rekening: Jaarlijkse registratie van arbeidsprestaties en loon.
Aanwezigheidsregister: Specifiek voor de diamantsector.
Register werktijdregeling: Voor gelegenheidswerknemers onder PC 302.
Overeenkomsten:
Tewerkstelling als student
Huisarbeid
Beroepsinleving
Tijdelijke arbeid
Mobiliteitsbudget
2. Bewaartermijnen
De sociale documenten moeten gedurende vijf jaar worden bewaard. Dit geldt vanaf verschillende referentiedata, zoals:
Algemeen en speciaal personeelsregister: Vanaf de laatste verplichte inschrijving.
Individuele rekening: Vanaf de jaarlijkse afsluiting.
Aanwezigheidsregister: Vanaf de laatste inschrijving.
Overeenkomsten: Vanaf de dag na het einde van de overeenkomst.
3. Waar bewaart u deze documenten?
U moet sociale documenten bewaren op een van de volgende locaties:
Het adres in België waar u staat ingeschreven bij de RSZ.
Uw woonplaats of vennootschapszetel in België.
Voor individuele rekeningen: eventueel bij een erkend sociaal secretariaat.
Indien u gevestigd bent in het buitenland, moeten de sociale documenten worden bewaard op de Belgische woonplaats van een gevolmachtigde of aangestelde.
4. Nadere regels voor bewaring
U mag sociale documenten digitaal bewaren, mits ze leesbaar blijven en geschikt zijn voor controle. Het wordt aangeraden originele papieren versies te bewaren van manueel ondertekende documenten om hun bewijskracht te behouden.
5. Aanvullende documenten van sociale aard
Naast de sociale documenten moet u ook andere documenten bewaren, zoals:
| Documenten | Bewaartermijn | Bewaarplaats |
|---|---|---|
| Arbeidsreglement | Zolang de onderneming actief is | Elke tewerkstellingsplaats |
| Deeltijds werkrooster (aanplakking) | 1 jaar | Op de plaats van tewerkstelling |
| Controledocument afwijkingen deeltijds werk | 5 jaar | RSZ-inschrijvingsadres of vennootschapszetel |
| Arbeidsongevallenrapporten | 10 jaar | Bedrijfszetel gerelateerd aan het ongeval |
| Fiscale fiches | 10 jaar | Bij de belastingplichtige |
6. Vrijstellingen voor buitenlandse werkgevers
Werkgevers die werknemers detacheren naar België en een LIMOSA-aangifte hebben gedaan, kunnen gedurende 12 maanden vrijgesteld zijn van het opstellen van:
Arbeidsreglement
Personeelsregister
Controledocumenten voor deeltijdse werknemers
Ook kunnen zij vrijgesteld zijn van het bijhouden van individuele rekeningen en loonstaten, mits zij gelijkwaardige buitenlandse documenten verstrekken bij inspectieverzoeken.
Bij het afsluiten van deze laatste nieuwsbrief van 2024 wensen wij u namens het hele team van Solut nog een succesvol en gelukkig nieuwjaar! Dat 2025 mag zorgen voor nieuwe kansen, positieve samenwerkingen en groei. Dank voor het vertrouwen in ons, en we kijken ernaar uit om u ook in het nieuwe jaar van dienst te zijn.
.png)
