De Europese wetgeving van 2018 inzake privacy op databeheer heeft ook gevolgen op de manier waarop je nieuw personeel aanwerft en er weer afscheid van neemt. Tijdens een recent seminarie van een gerenommeerd advocatenbureau, noteerden we alvast de volgende aandachtspunten:
1. ‘Bezint eer ge begint’: stel de vacaturetekst nauwgezet op
- Zorg ervoor dat er een minimuminformatie instaat die de werkaanbieding moet bevatten – de kandidaat moet immers een volledig en correct beeld krijgen van de werkaanbieding.
- De vacature moet op een neutrale manier worden omschreven – vermeldingen die verwijzen naar leeftijd, ras, geslacht, … horen hier dus niet thuis.
- Beperk de duur van de selectieprocedure.
- Verwittig alle kandidaten die niet in aanmerking komen.
2. Gelijke behandeling: ‘wa is da?’
Let op voor discriminatie – wanneer dit kan aangetoond worden, zijn de rechtbanken echt niet mild.
De belangrijkste wettelijke bronnen op Europees niveau:
- Rasrichtlijn: ras of etnische afstamming
- Genderrichtlijn: geslacht, zwangerschap, moederschap
- Kaderrichtlijn: leeftijd, seksuele geaardheid, geloof of levensbeschouwing, handicap
- Racismewet: nationaliteit, ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming
- Algemene wet: leeftijd, seksuele geaardheid, geloof of levensbeschouwing, handicap, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, fysieke eigenschap, genetische eigenschap, sociale afkomst, syndicale overtuiging
- Genderwet: geslacht, zwangerschap, bevalling, geslachtsverandering, genderidentiteit en genderexpressie
3. Privacy van de sollicitant
- De kandidaat mag enkel ondervraagd worden over aspecten van zijn privéleven indien deze relevant zijn voor de functie
- Wanneer anderen worden ingehuurd om een backgroundcheck uit te voeren, welke gegevens worden dan verwerkt, bewaard en voor hoe lang? Wie is de verantwoordelijke hiervoor? Is er een verwerkersovereenkomst? De kandidaat moet hiervan op de hoogte gesteld worden. Ook opletten dat je hier niet in de regelgeving van de privédetectives terecht komt
- Medisch onderzoek mag maar in specifieke gevallen – ook hier weer de link naar de relevantie voor de functie
- Wanneer je een uittreksel uit het strafregister opvraagt, ben je verwerker – niet wanneer je er gewoon naar kijkt, geen nota’s neemt en het weer teruggeeft
- Indien je de sociale media van de kandidaat wenst te checken, moet je hiervoor een gegronde reden hebben – Europa is hier zeer streng in – je mag wel kijken maar niets noteren of opslaan!
- Bij een referentiecheck is de toestemming van de kandidaat vereist! Let op: ook de vorige werkgever moet die toestemming hebben!
- Ook voor de aanleg van een wervingsreserve heb je de toestemming van de kandidaat nodig
- De GDPR-wetgeving vereist een expliciete toestemming, een mondeling akkoord volstaat niet!
- Voorzie hiervoor formulieren die je de kandidaat kan laten invullen en ondertekenen tijdens het gesprek
- Denk hier ook aan tijdens een exitgesprek wanneer iemand bij je vertrekt
4. Plichten van de sollicitant
- Alle informatie verstrekken die relevant is – indien een kandidaat liegt of essentiële informatie verzwijgt als antwoord op een geoorloofde vraag, kan dit de nietigheid van de arbeidsovereenkomst tot gevolg hebben. Dit geldt niet in geval van een ongeoorloofde vraag, in dat geval zal de rechter leugens tolereren! Een voorbeeld hiervan kan zijn wanneer je wilt weten of een administratief medewerker van plan is om binnen de 2 jaar aan kinderen te beginnen.
- Informatie over het bedrijf vertrouwelijk behandelen
5. Het aanbod
- Houd er rekening mee dat wanneer je een geschikte kandidaat gevonden hebt en hem/haar een geschreven voorstel doet inzake loon- en arbeidsvoorwaarden, de rechtbank dit al beschouwt als een contract – je kan er met andere woorden niet meer eenzijdig onderuit
Extra toelichting: Wie is wie in het kader van GDPR?
- Verwerkingsverantwoordelijke: draagt onder de GDPR de belangrijkste verantwoordelijkheden en stelt het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast. In de meeste gevallen de werkgever.
- Verwerker: kan een externe onderaannemer zijn die persoonsgegevens verwerkt. Een verwerker die toch de doeleinden en de middelen van een verwerking bepaalt, wordt als een verwerkingsverantwoordelijke beschouwd, met de daarmee gepaard gaande aansprakelijkheid. Het sociaal secretariaat, een screening agency in het kader van rekrutering en selectie, een archiveringsdienst voor e-filing, een cloud service provider voor de opslag van gegevens, een bewakingsfirma, een verzekeringsmaatschappij, een externe IT-dienstverlener, zijn typische voorbeelden van verwerkers.
Bron: seminar Claeys & Engels
Contacteer Solut wanneer je hier nog vragen over hebt of ander advies wenst of bezoek onze website www.solut-hr.be
Solut inspireert werkgevers met prikkelende blogs en belangrijke info. Succesvol ondernemen en gelukkig zijn. Wil je geen enkele blog of nieuwsbrief missen? Link dan met onze LinkedIn bedrijfspagina of volg onze Facebookpagina.
