7 tips om kosten te vermijden bij uw medewerkers die met hun bedrijfswagen op vakantie gaan

Op reis met de firmawagen?

Als een medewerker met de geleasde firmawagen op vakantie gaat, kan dit tot extra kosten voor u leiden? Hier een aantal tips...

Uw medewerkers zijn toe aan een welverdiende vakantie en trekken naar het buitenland met hun bedrijfswagen.  Welverdiend dat wel, maar moet jij als werkgever dit toestaan en dan ook nog alle extra kosten ten laste nemen?

>> Solut - Passion for HR 

Wat met de extra kilometers, bovenop het overeengekomen contract met de leasemaatschap?

Stel, u betaalt bv. € 800 per maand aan de leasemaatschappij, op basis van 25.000 km per jaar, maar door de verre reis zal de medewerker zo’n 3.000 km over die ‘grens’ gaan. 

Tip 1. Zorg voor een car policy, die dit opvangt door te bepalen dat de kilometers die ‘extra’ gefactureerd worden (aan het einde van de leasetermijn), ten laste van de werknemer zijn, ongeacht wat de oorsprong ervan is (een reis of niet).

Tip 2. Zeker als de medewerker verwacht dat hij nog vaker het opgegeven aantal kilometers zal overschrijden, kan het interessanter zijn om dat het aantal kilometers bij uw leasemaatschappij nu al te laten optrekken. Dat zal nl. goedkoper uitkomen dan aan het einde van de leasetermijn bij te betalen (per extra kilometer).

Wat met het tanken tijdens de vakantie, alsook in het buitenland. 

Uw medewerker heeft een bedrijfswagen met een tankkaart en heeft hierbij de mogelijkheid om privé en professioneel met de bedrijfswagen te rijden.  T

Tip 3. Indien de medewerker geen professionele buitenlandse reizen moet maken, zorg dan voor een tankkaart welke 'technisch gezien' enkel in België bruikbaar is.

Tip 4. Zorg voor een car policy, welke opvangt door te bepalen dat tanken tijdens de vakantieperiodes volledig ten laste van de werknemer zijn, indien effectief gewenst.  Weet dat de meeste werkgevers de tankkosten binnen België tijdens de gewone vakantieperiodes meestal door de vingers zien.
Tip 5. Zorg wel voor een addendum in de car policy, welke opvangt door te bepalen dat tanken tijdens de vakantieperiodes en in het buitenland volledig ten laste van de werknemer zijn.
Tip 6. Voor uw werknemer is deze laatste optie op fiscaal vlak veel interessanter dan dat hij zelf aan de buitenlandse pomp betaalt (terwijl ze voor u finaal toch op hetzelfde neerkomt). Als hij de buitenlandse tankbeurten met uw tankkaart mag betalen en die daarna aan u terugbetaalt (bv. door in te houden op het loon), dan wordt dit nl. beschouwd als een zgn. eigen bijdrage die in mindering van het VAA voor het privégebruik komt.

Wat met de aansprakelijkheid van schade aan de bedrijfswagen, tijdens de vakantie?

Als men tijdens de reis schade toebrengt aan de firmawagen (en/of aan derden), kunt u daar als werkgever niet aansprakelijk voor gesteld worden; het gaat nl. om schade die ontstaan is tijdens het privégebruik, daar is de werknemer altijd zélf aansprakelijk voor (ongeacht of er een fout is en ongeacht of dat een lichte of zware fout is).

Tip 7. Het moet natuurlijk vaststaan dat het om schade van tijdens de vakantie gaat. Om discussies op dat vlak (bv. bij schade zonder ongevalsaangifte) te vermijden, kunt u vóór het vertrek het best een controle doen.

Voor verdere vragen, contacteer Solut - Passion for HR 

Algemene conclusie: Meestal bepaalt de car policy dat buitenlandse tankkosten en/of extra kilometers van privé aard ten laste van de medewerker zijn.  De toegebrachte schade tijdens de vakantie is reeds op wettelijke basis te zijnen laste.